Общение в организациях - внутренние системы связи

Глава 1

Общение в организациях - внутренние системы связи

Каждая организация должна разработать свои внутренние системы связи, чтобы ее составные части работали вместе, а не изолированно. Это способ развития организации.

Через внутреннюю информационную систему общая информация и правила передаются и передаются (поэтому доступны) во всей ее структуре, а специальные передаются только заинтересованным лицам - классическим или электронным.

Передаваемая информация может основываться на фактах, чувствах, ценностях (наиболее неизменных представлениях о себе, обществе и культуре), мнениях (субъективных установках, которые мы принимаем в конкретной ситуации). Чтобы информация была ценной, она должна быть актуальной, точной, четко представленной и актуальной.

В организации есть люди, которые несут ответственность за сбор, ведение и предоставление информации, специфичной для тех, кто в них нуждается. Когда пользователь является внешним, его называют клиентом, а того, кто находится внутри организации, можно назвать внутренним клиентом. - и нуждается в информации в процессе работы организации или для внешнего клиента. Из-за многочисленных эксплуатационных ограничений не всегда возможно быстро удовлетворить запросы на информацию. Соглашения с клиентом относительно уровня услуг необходимы и рекомендуются, что позволяет избежать нереалистичных ожиданий и предлагает критерии для оценки эффективности.

Официальные линии связи

Принцип, определяющий характеристику любой организации, заключается в том, что она организована для достижения своих коммерческих или других целей.

В любой структуре информация может перетекать вверх (это характерно для отчета или инструктажа, представляемых начальству, в ответ на запрос или в качестве запроса; используемые каналы включают в себя устные отчеты, встречи с человеком или группой, письменные отчеты и т. д.), В вниз (информация, необходимая для подчиненного персонала; используемые каналы: устные встречи, специализированные отчеты, учебные пособия, информация для человека или группы), горизонтальная (информация, передаваемая между департаментами и отдельными лицами, на одном уровне в организационной структуре; используемые каналы включают в себя устные отчеты и письменные, специализированные отчеты) или по диагонали(аналогично горизонтальной информации; нет необходимости передавать ее, кроме как в особых случаях). Характер информации, каналы, используемые для ее передачи, характерны для каждого потока. Стиль сообщения должен быть адаптирован к потребностям получателя.

Неофициальные способы информации

Эти пути основаны на личных отношениях и, как правило, являются устными. Обмен информацией носит контекстуальный характер и основан больше на мнениях, чем на фактах, слухах. Его значение для эффективного функционирования организации несколько недооценивается; может распространяться очень быстро. Искажение заставляет эти сообщения не внушать уверенности, но многие принимают их такими, какие они есть.

Оперативная информация включает в себя:

Бухгалтерская информация, заметки о встрече, вопросы клиентов и т. д

Информация об услугах и продуктах, которые предоставляет организация;

Организационные структуры, правила внутреннего распорядка и др.

Бухгалтерские и управленческие данные организации.

Контекстная информация обменивается по официальным и неофициальным путям, не имеет ценности вне организации и включает в себя:

Стратегическая информация;

Информация о разработке и внутренних операциях;

Информация о персонале;

Новости, имеющие отношение к организации и сотрудникам;

Сравнительная информация об организации и ее отделах.

Пути прохождения информации через организацию могут быть представлены в виде сетей с характерными формами (цепочка, круг, колесо, звезда, гибрид). Если эти дороги становятся длиннее, увеличивается вероятность преднамеренной деформации и манипулирования информацией., Искажения также могут возникать из-за коммуникационных барьеров (основным барьером является отказ вовлеченных лиц - причины: не давать или не давать необходимую «обратную связь», не придавать должное значение сообщению, не передавать информацию, манипулировать информацией для личных целей, когда линия связи должна пересекаться один человек), как следствие динамических взаимоотношений внутри рабочих групп. Шум от внутренних информационных линий также может быть вызван личностями и восприятием вовлеченных лиц. Динамика группы сотрудников очень отличается от динамики группы друзей или семьи из-за искусственного характера отношений. Группа может состоять как минимум из трех, четырех человек, которые берут на себя роль лидера(уточняет цели, направляет, координирует, связывает), модельер (номер «два», который руководит навязанными действиями, заставляет группу действовать сообща), стратег (человек с идеями, ищущий инновационные решения, презрительный к деталям), оценщик (анализ) контролирует, интерпретирует и оценивает), организатор (трансформирует идеи и цели в деятельность), исследователь (поддерживает моральное состояние энтузиазма и устанавливает сетевые контакты; он - тот, кто исследует возможности для приобретения необходимых ресурсов для команды, которая «все исправляет»), участник (чувствителен к индивидуальным потребностям, успокаивает конфликты и трудности), финализатор(работает в конечные сроки и имеет в виду конечную цель; запрашивает представление о прогрессе в достижении целей) Чтобы группа была эффективной, она должна делиться информацией альтруистическим образом и не разбиваться на конкурирующие фракции. Наиболее эффективное общение происходит в рабочих группах, члены которых имеют групповое поведение и избегают самостоятельного поведения. Отождествление с группой означает гораздо больше, чем просто признание того, что она является ее частью. Человек должен принять цели и ценности группы и работать для целей группы, а не других. Поведение, ориентированное на групповую деятельность, может включать в себя: определение проблем, внесение предложений, согласование решений, выполнение необходимых задач.Поддерживающее поведение группы может включать поощрение обязательств, снижение напряженности между членами группы, поддержку предложений, социальные действия с другими членами, обеспечение обратной связи. Самостоятельное поведение способствует возникновению напряженности и конфликтов между членами группы, необходимости постоянного признания их собственного вклада, отказа от участия и отказа от участия в обсуждениях, иронизируя вклада других.