Ассистент: начало делегирования

Предисловие

Вот только вчера я закончил составлять вопросы для книги «Взаимопиар в соцсетях» и переделывать ее в настоящую книгу-практикум, а уже вечером отправил ее на модерацию. Прогуливаясь после хорошо сделанной работы (а написание книг – это тоже работа, причем весьма трудо- и времязатратная), я размышлял о том, какую тему взять следующей. В списке есть с десяток первоочередных тем, которые нужно раскрыть в мини-книгах (я хочу немного передохнуть от большого формата), но что-то мне подсказывает, что нужно разобрать совсем другую тему…

Делегирование – это «боль» очень многих начинающих предпринимателей, фрилансеров и тех, кто мечтает стать бизнесменом. Буквально 3 дня назад мы с резидентами клуба «Бадди» обедали в ресторане и обсуждали планы на осень, придумали новый продукт, о котором расскажем совсем скоро. Но суть не в этом! Именно на этой встрече я услышал отличную фразу:

«Бизнес – это любая самостоятельная деятельность человека/компании, направленная на извлечение прибыли. Бабушка, которая торгует жареными семечками на остановке – бизнесвумен».

Тогда уж и молодые ребята, играющие на гитаре в сквере, со шляпой для сбора «доната» – тоже бизнесмены. А молодая мама в декрете, которая пишет тексты на биржу «Адвего» – прямо образец успешной бизнес-леди!

Ребята, вы серьезно?! Давайте все-таки хоть немного разделять фриланс, для которого придумали термин «самозанятость», предпринимательство и бизнес, благо в русском языке хватает терминов для этого и их описания. Позволю себе поделиться мыслями по этому поводу:

- фриланс или самозанятость – это прекрасная деятельность, когда ты якобы сам себе хозяин, не ходишь на работу в офис (ну это когда как), но выполняешь определенные задачи в рамках имеющихся компетенций (как правило имеющих отношение к ИТ, маркетингу, рекламе и другим задачам, которые можно исполнять удаленно);

- предпринимательство – это такой «продвинутый» фриланс, когда ты уже начинаешь продавать товары/услуги, причем не только свои, но и те, которые можно купить на биржах или у подрядчиков, но все равно большую часть делаешь самостоятельно;

- бизнес – это когда ты уже не занимаешься непосредственно операционной деятельностью, исполнением обязательств, а только управлением и, в ряде важных случаев, продажами.

Фактически, каждый человек может попробовать себя в роли предпринимателя или бизнесмена, но далеко не у каждого это получится – все же помнят про воронку. А вот «попробовать может каждый». И вы тоже можете попробовать, почему нет.

Лично я долгое время выступал в роли фрилансера, т.к. это позволяло быть формально независимым от заказчиков (а их было несколько всегда), не входить в штат и работать на тех условиях, которые оказались приемлемыми для обеих сторон. В принципе, меня все устраивало, т.к. доход был выше, чем на аналогичных позициях в найме, возможностей для развития больше, т.к. разноплановые задачи, но перспектив роста фактически никаких, простой обмен навыков и умений, а также времени на деньги.

Конечно, можно долго говорить о том, что бизнес можно построить «в одного», но остаются вопросы: «какой это будет бизнес» и «что делать, если захочется в отпуск»? Ответы на них дать не так уж и просто, особенно честные. А ведь от честности перед самим собой очень многое зависит в жизни, а не только в бизнесе.

Ну что, друзья, давайте разбираться в том, что такое делегирование и зачем оно нужно. Дальше будет исключительно моя точка зрения, которая не претендует на истинность в последней инстанции. Тем не менее, надеюсь, что вам будет по меньшей мере любопытно ознакомиться с моими заметками по этому поводу. Фактически, мы с вами начинаем серию историй и, возможно, даже книг про «Делегирование» и «Ассистента». Будет интересно!

И, по традиции, отдельный привет ребятам из Бизнес-Клуба «Бадди» и участникам группы «Клуб героев книг» в особенности. Ну что, погнали?!

Глава 1. Зачем мне делегировать (часть 1)

1. Я «зашиваюсь», что делать?

С чем рано или поздно сталкивается практически каждый фрилансер, вне зависимости от направления своей деятельности, как вы думаете? С тем, что заказчик его «кинул»? Это само собой, такое тоже бывает, а подписанные договора – это далеко не панацея и не гарантия, что услуги будут оплачены, особенно постфактум. Но я сейчас не об этом. Предложите еще варианты.

Правильно! Задач становится все больше, времени на все банально не хватает. А мыслей о том, чтобы поднять цены просто нет, особенно если речь о высококонкурентном рынке, т.к. есть страх, что клиенты просто разбегутся. Именно с такой ситуацией мы столкнулись летом 2022 года, во время 2-го потока проекта «Бадди Гарден».

Давайте расскажу подробнее, чтобы было понятно, в чем тут «фишка». Итак, к нам пришла Ольга, прекрасный мастер маникюра (и не только, у нее несколько направлений в бьюти), которая «пилит ногти» уже более 10 лет. Естественно, что за это время у нее сформировался пул постоянных клиентов, поэтому она всегда с работой. А перед какими-то праздниками или началом отпускного сезона – может просто переселяться в свой рабочий кабинет и не уходить оттуда. А как еще можно назвать график работы с 8 утра до полуночи?! Садо-мазо?! Ну, как вариант.

Понятно, что с таким режимом работы без выходных не обойтись, нужно же банально отсыпаться и заниматься какими-то домашними делами. Это еще детки уже подросли: у дочки своя семья, а сыну уже 14, сам справляется со многими задачами, в том числе по дому. Именно это позволяет Ольге работать в таком формате уже не первый год. Вот только ради чего все это?! Однообразная работа, никаких перспектив и банально позагорать летом некогда…

В один прекрасный день Ольга решила, что нужно что-то менять в этой жизни. Первая идея, которую она начала реализовывать с пылом горячей русской женщины – это запуск своей собственной онлайн-школы. «Зашла» на «Скорость.Клуб», съездила в «Бизнес-лагерь» к Аязу и компании, нашла себе там продюсера-наставника. И понеслось… Теперь выходных просто не стало: 3-5 дней в неделю Ольга «пилит ногти», а в «выходные» занимается онлайн-школой. В итоге – выгорание и практически депрессия.

«Я – зашиваюсь, что мне делать?» - спросила она у нас с Николаем, когда мы встретились в бывшем офисе Лайка, причем совершенно случайно. «Не хочу дальше «пилить ноготочки» и оставлять студию», – была следующая мысль от Ольги. Потом разговорились, обсудили варианты развития событий, ведь она не одна такая, не умеющая делегировать и мечтающая о запуске своего онлайн-бизнеса. И предложили ей заняться запуском своего наставничества в сфере бьюти, причем не просто учить девушек «пилить ноготочки», но и зарабатывать на этом, т.е. давать весь комплекс, позволяющий в разумные сроки выйти на 50к+ в месяц чистыми.

Началась учеба и работа над уже 3-м проектом. Несмотря на коуча и психолога-психосомата, Ольга перестала высыпаться. Через 3 недели пришло понимание, что «вывезти» все и сразу не получится, нужно что-то менять. Отказаться от студии в моменте просто невозможно, т.к. это единственный источник дохода. В наставничество зашла только одна молоденькая девочка, несмотря на очень привлекательные условия для фокус-группы. Возможно, фактор «лето» сыграл свою роль и здесь.

Фактически в середине потока «Бадди Гарден» было принято решение переориентироваться с наставничества и онлайн-образования в сторону вполне реальной физической студии и делегирования задач, связанных с ней. У Ольги была одна мастер, которая иногда приходила на работу и вела, в основном, своих клиентов. Вот только особенного дохода, если учесть, что та пользовалась ее расходниками, не было, все в районе 0. Ну какое же это делегирование?!

Однозначно, нужно было что-то делать, дальше так продолжаться не может. Вот только что?! Все прошлые решения, связанные с «работать побольше самой», неэффективны, это и так понятно. В сутках всего 24 часа, в неделе 7 дней, а без выходных быстрее «протянешь ноги», чем реально что-то заработаешь, особенно когда тебе уже не 18 лет, а чуть побольше. Соответственно, нужно что-то менять, а это значит – начинать делегировать какие-то задачи на аутсорс или набирать команду, тут уж ей решать.

Первой была найдена, как ни странно, ассистентка, причем удаленная, из другого города. А вот зачем она была нужна в офлайн-бизнесе, да еще в текущей ситуации, мы поговорим с вами в следующей главе. Не переключайтесь!

2. Я не хочу это делать

Первое серьезное сопротивление, которое характерно практически для всех, особенно в первый раз, это не «девичья честь», как вы могли подумать, мы тут несколько про другое, а «я не готова ничего отдавать, ведь они сделают хуже меня». У Ольги такой страх был и по отношению к ассистентке, и по отношению к новым мастерам, которых она набирает к себе в студию. Сейчас с ним идет весьма активная борьба. Рассказать, как это выглядит?

Одно из первых заданий, которые мы даем нашим наставляемым – это анализ конкурентов, особенно если его не делали ранее, совсем недавно, или делали через ж…, как это, увы, часто бывает. Заниматься этим интереснейшим делом можно самостоятельно, если вам интересно и готовы, а можно делегировать профессионалам или ассистенту, тут уж кому как нравится.

Сама Ольга не хотела заниматься поиском и изучением конкурентов, причем ни в сфере бьюти-образования, ни непосредственно бьюти-студии, аналогичной ее бизнесу. Ей это попросту неинтересно. Это бывает, нормально, у каждого человека есть свои интересы. Тем не менее, без анализа конкурентов далеко не уедешь, денег на оплату услуг маркетолога в бюджете как-то не нашлось, поэтому был принят разумный вариант: найти ассистента и выдать ему задачу по базовому анализу конкурентов в качестве тестового задания.

Ольга не стала заморачиваться и разместила информацию о поиске ассистента в своих соцсетях, а том числе сторис в Инстаграм*. И практически сразу получила несколько откликов, в том числе от своей будущей ассистентки. Пообщалась с заинтересовавшимися людьми, оценила уровень их адекватности и решила попробовать с одной из них поработать. Именно эта девушка получила задание провести анализ конкурентов. А чтобы ей было понятнее, что нужно делать, после первой неудачной попытки взять какую-то «похожую» табличку в Интернете, которую получилось заполнить, я записал короткое видео, в котором рассказал, что и как нужно узнать про конкурента, чтобы заполнить используемую нами таблицу. Кроме того, предложил ей прочитать или послушать мою книгу. И, что самое приятное, человек, крайне далекий от маркетинга, не только понял то, о чем я пишу в книге (она слушала аудио), но и довольно быстро разобралась, что же от нее хотят, после чего довольно неплохо заполнила данные, проведя исследование конкурентов.

Это было первое, но далеко не единственное задание, которое Ольга давала своей ассистентке в процессе обучения. Вот и получается, что делегирование «домашки», которую не хочется делать самостоятельно – это одна из задач, которую можно поручить ассистенту. Это что ж теперь, каждому школьнику нужно по ассистенту?!

В принципе, у Ольги уже была одна девушка-мастер в студии, но назвать это делегированием было довольно сложно, скорее, аренда места. Все довольно просто: к тому мастеру приходили только ее клиенты, лично ее, а вот от Ольги к ней люди переходить не очень-то хотели. Обучение новеньких – вот одна из «фишек», ради которой Ольга до сих пор не рассталась со своей компаньонкой. Далеко не во всем профи, но как умеет учить!

Когда вопросы делегирования и найма персонала встали «в полный рост», Ольга задумалась над концепцией развития студии. Было несколько вариантов:

- сдать кресла в аренду мастерам;

- найти профи и пригласить их в команду;

- найти слабеньких мастеров, доучить их и оставить лучших в команде.

Ольга пошла по 3-му пути, решив доучивать приходящих мастеров до своего уровня. Вот только делать это она стала последовательно: взяла 1 мастера и начала с ней работать. Как только поняла, что «не алё», отказалась от сотрудничества с этой и перешла к следующей.

В принципе – это разумная тактика: сначала подготовить сотрудника на 2-е рабочее место (из 4-х), потом на 3-е, 4-е и, наконец, себе на замену. А если еще вспомнить о том, что людям нужно отдыхать, то получится, что нужно до 8 мастеров разных жанров, которые смогут «закрыть» задачи по маникюру и педикюру, ресничкам и бровям, а также другим запланированным направлениям, например, массажу.

Вопрос в другом: сколько времени потребуется, если сама Ольга будет заниматься обучением в свое свободное время, когда нет записи? Фактически вместо отдыха. И через сколько недель она пошлет все и всех, после чего вернется в найм к самой себе?!

Согласитесь, это очень жизненный вопрос: нужно готовить сотрудников как маленькие копии себя любимой, чтобы передать им своих клиентов и выйти из непосредственной работы руками, да еще убедить постоянных клиентов перейти к новым сотрудницам. Затея понятная, но довольно-таки непростая, ведь опыт мгновенно не получишь, нужна наработка навыка, которая достигается только практикой.

Как вы думаете, как лучше поступить Ольге: толком не отдыхать, обучая новичков, или все-таки нанимать профи сразу? Как считаете, какой вариант она выберет и почему?

3. Я не умею это делать

Мы уже разобрались выше, что делегировать то, что не хочешь делать – не только можно, но и нужно, ведь предприниматель должен сосредотачиваться на задачах, которые «приносят деньги в кассу», отказываясь или делегируя все остальное. Сложнее всего делегировать то, что ты умеешь делать лучше всего, ведь передать свой опыт и знания быстро чаще всего не получается, на это требуется куда как больше времени. А оказывать услуги со снижением качества тоже не вариант, особенно когда клиенты привыкли к определенному уровню – они просто уйдут к другому мастеру, если говорить про бьюти.

Вот и получается, что делегировать то, что вы не умеете делать, значительно проще, чем то, в чем вы являетесь экспертом. И это не обязательно касается только исполнения обязательств в вашем бизнесе, могут быть и другие задачи, которые необходимо решить, но не хочется разбираться в этом самому, например, маркетинг или оцифровка бизнеса, бухгалтерские или юридические услуги и т.д., вариантов довольно много.

Что мы делаем в такой ситуации, когда есть задача, с которой не можем справиться самостоятельно? Правильно, ищем того, кто обладает необходимыми компетенциями, после чего обращаемся к нему за консультацией или услугами. Это может быть вполне конкретный человек или компания, которая специализируется на решении задач такого типа. Например, вам может быть все равно, кто именно помоет вашу машину и сделает химчистку салона, достаточно просто выбрать автомойку. Да и с рестораном, например, мы обычно выбираем заведение с хорошим сервисом и кухней, а не идем к какому-то конкретному шеф-повару. Так тоже бывает, но это уже люди с именем (по крайней мере, для вас).

Как происходит взаимодействие с теми, кто выполняет задачи, которые мы не умеем делать? Да все просто: меняем деньги на время и опыт других людей, будь то какой-то конкретный эксперт или компания, если говорить про услуги, или просто на какой-то товар, если речь идет о физических или цифровых товарах. В ряде случаев возможен бартер, но это, скорее, исключение из правил, чем норма. И, конечно, можно не просто привлечь стороннего исполнителя или компанию, но и взять такого человека к себе в штат либо заключить с ним договор ГПХ на выполнение работ или оказание услуг (что особенно удобно, если это какая-то разовая акция).

Что самое интересное, такого рода делегирование обычно воспринимается вполне нормально, вопросы вызывает только стоимость услуг и уровень/квалификация привлекаемого к работе специалиста. И, конечно, способ его привлечения: разовая услуга, абонентское обслуживание или просто штатный/внештатный сотрудник, который вполне может быть самозанятым, оказывающим вам определенные услуги по договору (тут есть нюансы, лучше проконсультироваться у своего бухгалтера и/или юриста, чтобы не попасть на обвинение в уклонении от уплаты налогов за сотрудников и нежелание оформлять трудовые отношения согласно ТК РФ).

Давайте поразмышляем, что можно было бы делегировать в первую очередь? Если рассматривать «среднее по больнице», то это наверняка будет привлечение клиентов и продажи, не самые любимые задачи у многих начинающих предпринимателей или экспертов/мастеров, которые постепенно переходят от фриланса или самостоятельной работы руками к построению бизнеса. И начнем мы…