КОМПЬЮТЕРНЫЙ ЛИКБЕЗ ДЛЯ ОФИСНЫХ РАБОТНИКОВ

Глава 1. О делопроизводстве на компьютере

Это краткий учебный курс по основам ПК для секретарей, делопроизводителей, библиотекарей, врачей, менеджеров, работников сберкасс, экономистов, юристов и другим категориям офисных работников, которым глубокое изучение компьютера необязательно. При этом четкое определение «офисный работник» отсутствует, однако к ним можно отнести категории работ, производимые сидя и сопровождающиеся незначительным физическим напряжением.

Аннотация

Задача этого пособия - дать офис-менеджерам, секретарям-референтам и другим офисным работникам минимально необходимый запас знаний эффективной и быстрой работы на персональном компьютере, применительно к их сфере деятельности - современному компьютерному делопроизводству.

Помимо делопроизводства и машинописи на компьютере в книге даются общие основы работы на персональном компьютере в электронном офисе, т.е. таких программах, как Windows, Word, Excel,электронная почта и Интернет. В ходе объяснения учебного материала автор приводит большое количество примеров и образцов оформления различных служебных документов, выполненных с учетом требований ГОСТ Р6 30.

Пособие можно рекомендовать широкому кругу читателей, имеющих дело с документами на компьютере, и, в частности, документоведам, заведующим канцелярией, секретарям-референтам, менеджерам, работникам отдела кадров, сотрудникам служб документационного обеспечения управления, а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству, сек­ретарскому делу, студентам учебных заведений по специальности350800 (032001) «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Некоторые условные обозначения и договоренности

Мышь

На мыши с двумя кнопками предполагается, что левая кнопка действует как основная, а правая кнопка - как вспомогательная. Использование правой кнопки в тексте оговаривается специально. Так, например, выражение «Щелкните мышью» (на кнопке, пиктограмме, документе и т.д.) означает, что нужно поместить указатель мыши на нужный объект, а затем нажать и отпустить левую кнопку мыши. «Щелкните правой кнопкой мыши» означает, что нужно поместить указатель мыши на объект, нажать и отпустить правую кнопку мыши. Выражение «перетащить» (отбуксировать) означает, что нужно поместить указатель мыши на объект, нажать левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, передвинуть указатель мыши на новое место, а затем отпустить кнопку мыши.

Клавиатура

Знак плюс между названиями клавиш указывает на то, что данные клавиши следует нажимать одновременно. Например, выражение «Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift» означает, что, удерживая клавишу Ctrl, вы должны одновременно с ней нажать также и клавишу Shift.

Что такое делопроизводство и как работать с документом на компьютере

Курс подготовки офис-менеджера и секретаря - референта наряду с изучением компьютера включает делопроизводство, документоведение, научную организацию труда, основы безопасности и эргономики при работе на ПК,этикет и психологию делового общения, включая имидж представителя организации и многое другое.

новый термин

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Этот термин включает в себя все операции по составлению и оформлению документов, а также весь комплекс работ документами: ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учёт документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи документов в архив учреждения и т.д. Основной составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов, которое производится по правилам установленным правовыми нормативными актами и имеющими юридическую силу.

С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. При этом управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входит:

Еще не так давно работа с документами требовала много времени и больших трудозатрат. С появлением компьютерной техники в делопроизводстве произошли серьезные перемены. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации и любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную сеть предприятия, что обеспечивает полную поддержку электронного документооборота. Посредством локальных и глобальных сетей вся служебная информация может быть передана не только в пределах одной комнаты, но и в пределах зданий, городов и стран.

За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают возможность улучшить качество своей работы, что в условиях рыночной экономики просто необходимо для их успешной конкуренции и выживания на рынке товаров и услуг.

Документ

В широком значении этого слова документом можно считать какой-либо носитель с информацией. Например, управленческий документ содержит информацию, которая возникла и используется в области управления.

Условно можно разделить все документы на два типа:

MS Excel или сообщение в формате электронной почты Internet. Разновидностью данного типа документа может быть сканированная копия бумажного документа, изображение, видеозапись и прочее.Требование к документам:

Документооборот

Термины «делопроизводство» и «документооборот» часто используют как синонимы, и они являются составляющими такой науки, как документоведение. Как уже говорилось выше, делопроизводство - деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.

новый термин

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации одним из показателей является объем документооборота - число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период времени. Официальные документы составляются с соблюдением определенных правил ЕГСД и ГОСТ.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Созданию ЕГСД предшествовало всестороннему изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве. Основное назначение ЕГСД состоит в том, чтобы способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Это система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.

Одним из способов регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов. Соблюдение всего комплекса требований ГОСТ гарантирует создание документов, обладающих юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Для современного делопроизводства в России руководящим является принятый Постановлением Госстандарта РоссииГОСТ Р6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которым установлен: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Типовой алгоритм работы с документами

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

(подготовку);использование(уничтожение).НОВЫЙ ТЕРМИН

Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу и помещенных в отдельную обложку (папку). Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Архивное хранение дел

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре.

При подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дел - отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела, определяемая, установленными правилами подготовка к хранению документов.

НОВЫЙ ТЕРМИН

Архив - это организация, которая осуществляют приём и хранение документов. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или канцелярий.

Уровни подготовки секретаря

В России пока нет официального нормативного документа, определяющего ступени карьеры и квалификацию секретаря, в соответствии с которым можно было бы по уровню подготовки делить секретарей на референтов и офис-менеджеров. Но, если обратиться к опыту стран Европы, то, например, в Швеции Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) был разработан специальный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря» в котором определены три уровня подготовки секретарей:

уровень A – секретарь (машинистка);уровень B – секретарь-референт;уровень С - руководитель секретариата (офис-менеджер).Каждый из этих уровней характеризуется своим набором профессиональных требований.

Требования для уровня секретаря:

печать документов с рукописи или под диктовку;редактирование документов на ПК;хранение документов;обслуживание командировок и совещаний;телекоммуникации, включая рассылку факсов и e-mail;самостоятельная работа, т.е. написание черновиков несложных писем, работа по содержанию офиса и офисной оргтехники, решение проблем, связанных с командировками и т.д.Требования для уровня секретаря-референта:

печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;составление писем, факсов и других документов;проверка фактов, изложенных в отчетах и других документах;прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.);подготовка презентаций (пленок и для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов);организация командировок и совещаний;ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;самостоятельная работа - составление командировочных предписаний, работа с персоналом, сбор и обработка данных и т.д.Требования для уровня офис-менеджера:

подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;ведение административной работы;консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;организация презентаций и представительская деятельность;деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);самостоятельная работа – англоязычный перевод бизнес- и технических отчетов, руководство проектами и персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок, связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга. и т.д.;прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.).Резюме

Информационные технологии являются хорошим средством для повышения эффективности делопроизводства. Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

средства для создания и обработки информации в электронной форме (компьютеры);средства для получения твердой копии архивных данных (принтеры);программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными (Минимально - MS Windows и MS Office);люди, являющиеся специалистами в данном вопросе (секретари, секретари-референты и офис-менеджеры).